JAKARTA, JITUNEWS.COM - Apa itu absensi? Berdasarkan artinya absensi adalah ketidakhadiran. Akan tetapi absensi yang dimaksud dalam hal ini adalah sebuah dokumen yang mencatat kehadiran setiap karyawan di perusahaan. Catatan kehadiran ini bisa berupa daftar hadir manual atau konvensional, atau dapat juga berupa catatan kehadiran online.

Pada umumnya, absensi masih dilakukan menggunakan fingerprint atau pencatatan secara manual yang dipasang pada masing-masing divisi di perusahaan. Penggunaan fingerprint ini dilakukan ketika karyawan hadir dan pulang dari kantor. Akan tetapi, perkembangan teknologi yang semakin pesat ini membuat beberapa perusahaan mulai beralih ke absensi online.

Salah satu aplikasi absensi online yang ada di Indonesia adalah Talenta by Mekari. Anda bisa akses aplikasi absensi online ini melalui tautan: https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/

Absensi Online Bakal Jadi Tren Meski Pandemi Berakhir

Tujuan Adanya Absensi

Sebelum membahas mengenai absensi online, yuk kita bahas dulu apa sih tujuan dari adanya absensi itu sendiri.

Absensi merupakan hal wajib yang ada di perusahaan ataupun instansi. Hal ini bertujuan untuk mengetahui kedisiplinan karyawan dalam bekerja. Tujuan lain dari absensi adalah untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan, mengetahui keaktifan karyawan serta sebagai bahan laporan.

Dengan adanya absensi perusahaan jadi lebih mengetahui siapa saja pekerja yang rajin masuk kerja dan datang lebih awal serta siapa saja pekerja yang seringkali terlambat bekerja. Dengan begitu perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan evaluasi kepada para karyawannya. Selain itu, dengan adanya absensi ini dapat membantu meningkatkan mutu dari perusahaan itu sendiri.

Penjelasan Absensi Online

Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dari absensi, lantas apakah itu absensi online?  Absensi online adalah pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, data absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dengan catatan kamu tetap terhubung dengan jaringan internet.

Dengan aplikasi berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan ini, absensi online dapat melakukan tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition, serta bisa mencatat jam kerja secara realtime juga memantau aktivitas kehadiran karyawan dengan efektif dan efisien.

Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Absensi Online

Lalu apa alasannya perusahaan di Indonesia perlu untuk menggunakan aplikasi absensi online? Salah satunya karena fiturnya yang sangat canggih dan mudah digunakan. Lalu apa saja fitur yang dimiliki aplikasi absensi ini? Simak selengkapnya berikut ini.

1. Attendance (Absensi)

Karyawan bisa melakukan absensi dari mana saja dan dilengkapi dengan sistem GPS Based yang memudahkan perusahaan dalam memantau keberadaan karyawan secara real time. Serta analisa absensi secara otomatis dalam melihat kedisiplinan karyawan.

2. Working Schedule

HR Perusahaan bisa melakukan pengaturan jadwal kerja bagi setiap karyawan. karena adanya fitur pengaturan jam kerja karyawan yang lebih memudahkan HR dalam mengatur jam dan hari kerja masing-masing karyawan.

3. Overtime (Lembur)

Karyawan bisa mengisi sendiri permintaan lembur dari mana saja karena hanya lewat aplikasi bisa langsung melakukan permintaan lembur sebelum dilakukan approval lembur oleh HR. selain itu juga pencatatan lembur karyawan dapat dilakukan secara otomatis sebagai bahan laporan dan dalam menganalisa keefektifan performa karyawan.

4. Cuti – Izin Kerja

Karyawan bisa mengajukan permintaan izin atau cuti dari mana saja. Karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur cuti/izin oleh karyawan sebelum di approval oleh HR. sistem juga akan secara otomatis mendata cuti atau izin karyawan yang mengajukan. Bahkan untuk bukti yang lebih akurat, karyawan juga bisa mengupload bukti izin melalui aplikasi berupa softcopy/foto surat sakit dari dokter ataupun bukti lain yang dibutuhkan perusahaan. Namun, untuk efektivitas kerja, biasanya HR sudah mengatur pembatasan maksimal cuti atau izin bagi para karyawan agar operasional perusahaan berjalan dengan lancar.

5. Employee Database (Database Karyawan)

HR bisa mengisi dan mengundang karyawan untuk menggunakan aplikasi absensi online dengan mudah. Karena di aplikasi ini sudah dilengkapi dengan fasilitas data karyawan yang lebih mudah dan HR bisa melakukan pengaturan jadwal kerja, jadwal cuti, lokasi absensi, pembatasan waktu pengajuan cuti, dan juga pengisian data karyawan.

6. Pencatatan Kehadiran Secara Otomatis

Karyawan bisa melakukan absensi sesuai jam waktu kerja dari rumah. Dengan aplikasi ini, karyawan tidak perlu repot memberi kabar HR atau datang ke kantor untuk absen. Karena HR dapat melihat dan mencetak absensi karyawan secara otomatis kapanpun tanpa menunggu akhir bulan.  Justru dengan ini dapat memudahkan kinerja HR perusahaan.

7. Monitoring Karyawan

Fitur ini sangat efektif untuk memantau karyawan yang pekerjaannya lebih banyak di luar kantor. Misalnya, monitoring karyawan sales. Aplikasi absensi online ini juga sudah terintegrasi oleh GPS, jadi bisa digunakan untuk monitoring karyawan sales atau marketing yang sedang meeting di luar, mengunjungi klien atau melakukan kunjungan ke kantor cabang. Dengan fitur ini, kemungkinan karyawan menggunakan waktu untuk keperluan di luar pekerjaan, akan bisa diminimalkan.

8. Reimbursement

Fitur ini membuat karyawan bisa melakukan reimbursement Online serta memungkinkan karyawan lebih cepat mengirimkan data, serta mendapatkan hasil reimburse.

9. Lend app

Fitur lend app juga terdapat di beberapa aplikasi absensi online, dengan fitur ini membuat karyawan tetap bisa melakukan absensi menggunakan ponsel lain. Jadi, karyawan tetap bisa absen kehadiran meskipun karyawan tidak membawa smartphonenya atau sedang kehabisan baterai. Namun fitur ini sudah sangat jarang digunakan, apalagi di masa pandemi pastinya akan lebih mudah jika karyawan terbiasa menggunakan smartphone nya dari rumah untuk absensi.

Kesimpulan

Di zaman yang teknologinya kian canggih ini harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Karena teknologi ini justru lebih memudahkan perusahaan dan meminimalisir biaya oleh perusahaan. Sudah saatnya perusahaan menerapkan cara baru yang lebih efektif dan efisien dalam memantau karyawannya. Karena bagaimanapun karyawan merupakan aset besar perusahaan.

Kini sudah banyak penyedia aplikasi absensi online gratis yang bisa di coba terlebih dahulu dalam mengatur dan mengelola karyawan. Aplikasi absensi online untuk karyawan ini layak dijadikan pilihan karena mudah digunakan, simple, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Harganya juga relatif terjangkau, bahkan cocok digunakan bagi UMKM. Tunggu apalagi, coba aplikasi absensi online dan Anda bisa merasakan sendiri manfaat dan keunggulannya.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Online

Jika perusahaan Anda sedang mencari aplikasi HRIS terbaik yang paling tepat untuk dipilih, maka aplikasi HRIS besutan Talenta by Mekari bisa jadi merupakan pilihan yang paling tepat. Aplikasi ini memuat banyak fitur untuk penggunanya yang cukup bermanfaat. Sehingga mampu membantu pekerjaan HR perusahaan yang lebih efektif serta efisien. Dengan berbasis teknologi cloud dan didukung oleh aplikasi mobile, tentunya hal tersebut menambah keuntungan dalam operasional HR perusahaan.

Aplikasi Talenta by Mekari ini diusung dengan banyak fitur-fitur andalan. Beberapa fiturnya yang layak menjadi pertimbangan antara lain yaitu sebagai berikut.

• Fitur payroll, dimana fitur ini membantu perusahaan menghitung serta membayarkan payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, yang mana berkat adanya fitur ini maka tim HR perusahaan dapat dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan serta lembur yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, dengan fitur ini maka seluruh karyawan dapat melakukan absensi secara mudah kapan saja dan dimana saja. Bukan hanya ini saja, namun fitur tersebut juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan terhadap absensi karyawan sewaktu-waktu.

Talenta juga memiliki beberapa sistem yang bisa memanfaatkan agar pengelolaan secara manajemen kerja karyawan bisa optimal. Pemanfaatan Aplikasi Talenta ini menandakan bahwa pengusaha atau pebisnis lebih siap menghadapi era digital dengan segala kemudahaan. Biasanya, perusahaan menggunakan aplikasi atau aplikasi sesuai kebutuhan.

Sentil Pejabat Manfaatkan WFH untuk Nonton Film, Faisal Basri: Kekuasaan Ini Sedang Sakit

• 1